1. Introduction ¶

Table des matières

Introduction
- Généralités
- Modules et fonctionnalités
  - État du développement des modules

1.1. Généralités ¶

IVAE est une application web permettant la gestion et le suivi de l’activité d’un dispositif académique à la validation des acquis. Elle s’articule autour de trois axes :

Le suivi du dossier du candidat et son accompagnement
- IVAE vous permet de saisir ou de planifier les différentes étapes du parcours d’un candidat via un agenda interne. Il vous offre la possibilité d’établir un planning et un suivi du plan de charge des accompagnateurs.
- Un module d’accompagnement à distance vous est proposé pour vos candidats ne disposant pas d’un moyen de mobilité.
- Vous pouvez éditer les convocations aux différents rendez-vous, les recevabilités,les accusés de reception du livret 1 et 2 ainsi que les PV de jury au format PDF ou traitement de texte.
- Les candidats ont la possibilité de se préinscrire aux réunions d’information via le site France VAE. Vous récupérez ensuite les informations saisies par les candidats directement dans IVAE.
- Vous avez accès aux réglements d’examen, aux définitions des épreuves et aux référentiels d’activités des diplômes pouvant être obtenus par la VAE.
Le pilotage
- Un module d’extraction de données internes vous permet de créer des modèles de requêtes facilitant une personnalisation d’outils de pilotage.
- IVAE établit en temps réel l’enquête 62 et vous offre la possibilité de comparer ou cumuler plusieurs années.
- Vous pouvez exporter les données saisies sous différents formats (Excel, csv, etc) ainsi que les enregistrer en tant que modèle.
Le suivi financier.
- IVAE vous permet d’éditer les conventions ainsi que les avenants.
- Il vous offre un suivi des facturations
- et vous propose une gestion de sondages inter ou intra académique.

Grâce à l’inscription aux réunions d’information depuis le site France VAE, il est possible de récupérer dans IVAE les données personnelles du candidat ainsi que le diplôme visé, etc.

liaison entre IVAE et des applications tierces

IVAE permet de réaliser des exports préformatés pour OCEAN.

IVAE permet de gérer les accompagnements à distance.

Vous disposez d’une interface de suivie des demandes d’amélioration ou de correction.

Vous personnalisez votre interface grâce à une gestion des droits d’accès.

Vos utilisateurs disposent d’une messagerie interne intégrée au processus métier.

Note

L’accès à IVAE nécessite un identifiant et un mot de passe de connexion. Les accès sont sécurisés par chiffrage des données (https)

Warning

IVAE ne fonctionne pas bien sous Internet Explorer et Chrome. Certaines listes déroulantes ne se déroulent pas.: Nous préconisons l’utilisation du navigateur Firefox, qui fonctionne sur toutes les plate-formes : Windows, Mac et Linux.

L’application est composée de modules et sous-modules que nous décrivons ci-après.

1.1.1. Prise en main et paramétrage ¶

Aucune installation n’est nécessaire de la part de l’utilisateur.

Avant de pouvoir utiliser IVAE il faut procéder à son paramétrage. Voici les étapes à respecter :

Définir les réglages par défaut.
Paramétrer les options.
Saisir les coordonnées du dava.
Saisir les identités et fonctions des signataires des différents documents éditables depuis IVAE.
Télécharger les différents logos.

1.1.2. Personnalisation ¶

IVAE est personnalisable grâce aux nomenclatures. L’ordre de saisie des différentes nomenclatures est important.

Pour le suivi des activités des accompagnateurs et des candidats :

Créer des activités.
Créer des étapes et les lier aux activités.
Créer des itinéraires se basant sur les étapes.

Pour les nomenclatures fonctionnelles adaptables aux différentes académies :

Créer des types de lieux et les relier aux types de lieux génériques.
Créer des lieux et les relier aux types de lieux.
Créer des organismes.
Créer des statuts.
Créer des origines.
Créer des abandons.
Créer des profils.
Créer des sessions.

Pour utiliser le volet financement de IVAE :

Créer des types de financeurs et les relier aux types de financeurs génériques.
Créer des financeurs et les relier aux types de financeurs.

Dernière nomenclature (également saisissable via le module Utilisateurs) :

Créer des acteurs

1.1.3. Génération pdf des courriers ¶

Les courriers suivants sont inclus dans IVAE et sont personnalisables par académie. L’équipe IVAE se charge de personnaliser les courriers suivant les modèles fournis par chaque académie.

courrier livret 1

accusé de réception livret 1

courrier de recevabilité

courrier livret 2

accusé de réception livret 2

convocation des candidats au rendez-vous

liste de présence

émargement

attestation de présence

pv de jury

convocation des candidats au jury

Note

Les courriers peuvent être des courriels ou des documents imprimables (pdf). Par exemple, les convocations aux rendez-vous peuvent être envoyées directement par mail aux candidats.

1.1.4. Mode interface Bilan ¶

Un mode “Bilan” permet de changer d’interface pour suivre séparément les candidats au bilan de compétences.

Note

Ce module est à compléter et est encore dans sa phase de test.

1.2. Modules et fonctionnalités ¶

IVAE est composé des modules et sous-modules suivants :

Accueil

mes rdvs

Affiche pour l'utilisateur connecté, la liste de ses rdvs du jour, ceux programmés
et ceux passés mais non encore traités.

Est également affiché la liste des candidats suivi par l'utilisateur qui ont une
convention mais pas encore de rdv. Cela est précisé dans la partie "Conventions".

Mes candidats

Affiche la liste des candidats suivi par l'utilisateur.

Mes vues

Permet de programmer ses propres vues d'agendas.

Info. coll. vae.education.gouv

Liste des réunions d'informations à venir affichées sur le site vae.education.gouv.

Préinscription vae.education.gouv

Liste des candidats préinscrits depuis vae.education.gouv et non encore enregistrés dans la base IVAE. Si le candidat existe déjà dans la base un message d'avertissement s'affiche.

Note

Un écran d’inscription rapide avec un formulaire restreint est accessible depuis la page d’acceuil en cliquant sur le nom de l’académie. Cet écran visualise les différents rendez-vous auxquels peut être inscrit le candidat.

Mon compte

Permet de modifier ses coordonnées ainsi que son mot de passe et de préciser si l'on désire une redirection des messages de IVAE vers sa messagerie
(une adresse email valide doit être saisie).

Tickets

Système de gestion des tickets de maintenance ou développement.

Outils admin
```
Outils pour l'administrateur.
```

Note

Les outils sont en l’état de test.

Candidats

Fiche candidat

La fiche candidat permet de saisir l'état civil du candidat avec la possibilité de
préciser l'arrondissement de naissance.
L'organisme d'accueil est important pour permettre la visibilité du candidat aux
utilisateurs ayant cet organisme en commun.

C'est également ici que sont précisés les informations concernant les candidats
hors académie, qu'ils soient entrants ou sortants.

L'ensemble de la prestation d'accompagnement y est également saisi le cas échéant.

Dossier de validation

Ce dossier permet le suivi du livret 1 et 2 ainsi que de la recevabilité et les
résultats au jury. Il permet également de consigner les dispenses et/ou les bénéfices
du candidat pour le diplôme visé.

À partir de ce module il est possible d'éditer les courriers de recevabilité ou de non
recevabilité ainsi que les courriers ou les accusés de réception des livrets 1 ou 2.

Il est également possible de stocker la correspondance avec le candidat ou l'inspecteur
de la discipline.

Financement

Le financement récapitule la ou les conventions du candidat.

(voir le module Conventions_)

Parcours

C'est à partir de l'itinéraire que vous avez affecté au candidat que vous allez
pouvoir placer l'ensemble des rendez-vous de la prestation dans les agendas des
accompagnateurs.

Vous allez pouvoir lister l'état d'avancement du candidat ainsi que tout son
historique d'accompagnement.

Traitement par lot

Ce module permet d'éditer les courriers suivants par lot :
        - courrier L1
        - accusé de réception L1
        - recevabilité
        - courrier L2
        - accusé de réception L2
        - pv de jury complet
        - convocation candidat au jury

Agenda

Utilisable sous forme d'agenda ou de planning. Un export au format csv compatible Google agenda est accessible via le mode planning.
Des mini-calendriers permettent un aperçu sur deux mois de l'activité de l'accompagnateur.
Une coloration des jours permet de connaitre visuellement le degré d'activité d'une journée.

Conventions

Permet de lister les conventions avec possibilité de filtrage sur différents critères.
Ce module permet également la prise en compte d'avenants de convention.

Conventions cadre

Les conventions cadres permettent un suivi statistique de plusieurs conventions.

Factures

Permet le suivi de la facturation de chaque convention.
Il est également possible de distinguer les factures de reversement.

Diplômes

Permet de chercher les diplômes accessibles par la VAE selon leur type, leur numéro ou l'année de première ou dernière session.
La possibilité de télécharger le référentiel d'activités, le règlement d'examen, le détail des épreuves ou les dispenses existe également mais cette partie est alimentée manuellement et est non contractuelle.

Requêtes

Export

Le module export permet de créer ses propres modèles d'exportations de données.
L'export est récupérable sous forme d'un fichier au format Excel.

Listes

Des listes concernant le pilotage de la VAE sont prédéfinies et exportables sous forme d'un fichier au format Excel.

Requêtes spécifiques

Des requêtes spécifiques permettant un affichage sous forme de tableau croisé permettent de faire des bilans d'activité.

Administration

Lieux

Permet d'attribuer des lieux à des intervenants pour limiter les listes de lieux disponibles lors de la prise de rendez-vous dans l'agenda.

Vues

Permet de créer des affichages de plusieurs agendas pour visualiser les rendez-vous de plusieurs accompagnateurs simultanément.

Droits

Droits sur les agendas

Ce module permet d'attribuer des droits d'accès aux agendas des utilisateurs.

Droits modèles de requêtes

Ce module permet d'attribuer des droits d'accès aux modèles de requêtes des utilisateurs.

Droits requêtes spécifiques

Ce module permet d'attribuer des droits d'accès aux requêtes spécifiques.

Paramétrage

Permet le paramétrage général de IVAE. Notamment les coordonnées du dava, le nom des
responsables utilisés dans les générations pdf de courriers et le téléchargement des
logos des différents courriers.

Note

Un mode “Bilan” est paramétrable par le super-administrateur qui ouvre un accès à une interface spécifique pour le suivi et la gestion des bilans de compétences.

Warning

Ce module est en développement.

Groupes

Permet de créer et gérer des groupes d'utilisateurs afin de faciliter l'attribution des permissions.

Utilisateurs

Permet la gestion des utilisateurs, notamment les attributions d'un ou plusieurs types d'utilisateurs, d'un ou plusieurs organismes (dont l'organisme par défaut) et d'un ou plusieurs groupes.

Permissions

Permet la gestion des permissions sur les différents modules par utilisateur, groupe ou module.

Logs

Journal des actions des utilisateurs. Uniquement pour certaines actions importantes.

Sondages

Permet de créer des sondages destinés aux administrateurs de IVAE dans chaque académies dans le but de répondre rapidement à des demandes de développement ou de modification de IVAE.

Connexions

Journalise les dates, horaires et origines de connexion.

Nomenclatures

Permet de personnaliser l’ensemble des tables nécessaires pour faire fonctionner IVAE.

Étapes

Correspondent aux activités des candidats. Utilisées pour construire des itinéraires.

Itinéraires

C'est le parcours d'accompagnement du candidat.

Lieux

Les lieux où peuvent avoir lieu les rendez-vous d'accompagnement, les jurys.
Ils peuvent être mis en relation avec un accompagnateur (voir Paramétrage > Lieux)

Acteurs

Ce sont des utilisateurs avec un rôle défini (expert, jury, etc).
Ils ne se connectent pas à la base IVAE.
Ce module est juste une interface de saisies.

Organismes

Ce sont les organismes qui proposent une activité devant être suivie.

Activités

Correspondent aux activités des accompagnateurs.
Elles peuvent être individuelles ou collectives.
Elles sont reliées aux étapes que doivent parcourir les candidats dans leur itinéraire.

Warning

Les activités et les étapes doivent être liées.

Statuts

Correspond au statut du candidat au premier rendez-vous

Origines
```
Correspond à l'origine du contact
```
Abandons
```
Correspond au motif d'abandon
```

Sessions

Ce sont les sessions de dépôt du livret 2.

Financeurs

Permet de compléter les conventions avec les données contractuelles.
Vous pouvez personnaliser les types de financeurs qui sont à mettre en relation avec les types de financeurs génériques pour l'enquête 62.

Profils

Les profils servent à suivre une cohorte particulière de candidats.

Jurys

Organisation

Permet la mise en place des jurys de VAE et des commissions rattachées éventuellement.
On définit notamment le président, le lieu, le diplôme et la composition des membres du jury.

Membres

Permet la gestion des membres de jury directement.
Ce n'est qu'une interface de saisie se basant sur la table des utilisateurs avec un type jury prédéfini.

Formations

Permet la gestion des formations pour les membres de jury.
Par cet intermédiaire, IVAE garde un historique des formations effectuées.

Attribution jury

Ce module permet d'attribuer par lot un jury aux candidats.
IVAE propose automatiquement les candidats susceptibles de passer devant un jury en fonction du diplôme visé et de la session de dépôt.

Attribution session

Ce module permet d'attribuer par lot une session de dépôt du livret 2 aux candidats.
IVAE propose automatiquement les candidats susceptibles de déposer le livret 2 en fonction du diplôme visé.

Académies

Consulter les sessions

Permet de visualiser les sessions de dépôt du livret 2 des autres académies.

Consulter les jurys

Permet de visualiser les jurys programmés dans les autres académies.

Enquête 62

Permet de visualiser l'enquête 62 en temps réel.
La visualisation de l'enquête en comparant deux années ou le cumul de deux années est également possible.
Vous pouvez aussi visionner l'enquête des autres académies.

Exporter un dossier

Permet d'exporter le dossier d'un candidat, son diplôme visé et ses éventuels bénéfices et dispenses vers une autre académie.

Importer un dossier

Un dossier exporté par une académie peut être récupéré par l'intermédiaire de ce module.

Certifications EN

Présente un tableau par type de diplôme et par académie. Permet notamment de connaitre les certifications faites dans les différentes académies et si elles se font à distance.

Coordonnées des Dava

Centralise les coordonnées des DAVA et permet l'ouverture de l'accès à IVAE et à vae.education.gouv pour le super-administrateur.

GED

Permet une gestion documentaire des documents académiques et inter-académiques
avec possibilité d'attribution de droits de lecture ou d'écriture.

Warning

En cours de développement.

Ressources

Ce module est une application tierce de gestion documentaire.
À terme elle devrait être remplacée par une solution de type *cloud*.

Note

Ce module est sommaire et peut-être complété en fonction des besoins.

1.2.1. État du développement des modules ¶

Modules	Sous-modules	État
Candidats_	Fiche candidat	stable
	Fiche préparatoire entrée procédure	stable
	Statut et diplômes acquis	stable
	Faisabilité	stable
	Diplôme visé	stable
	Prestations	stable
	Accompagnement	stable
	Financement	stable
	Parcours	stable
	Accad	stable
	Traitement par lot	stable
Dossier de validation	Suivi livret 1	stable
	Consultation des inspecteurs	stable
	Diplômes acquis	stable
	Bénéfices et dispenses antérieures	stable
	Suivi livret 2	stable
	Validation du diplôme	stable
	Accompagnement	stable
Agenda_	Agenda	stable
	Planning	stable
Conventions_	Conventions	stable
	Conventions cadre	stable
	Factures	à compléter
Diplômes		stable
Requêtes_	Export	stable
Administration_	Lieux	stable
	Droits	stable
	Paramétrage	stable
	Modules	à compléter
	Groupes	stable
	Utilisateurs	stable
	Permissions	à améliorer
	Logs	stable
	Sondages	stable
	Connexions	stable
Nomenclatures_	Étapes	stable
	Itinéraires	stable
	Lieux	stable
	Acteurs	stable
	Organismes	stable
	Activités	stable
	Statuts	stable
	Origines	stable
	Abandons	stable
	Sessions	stable
	Financeurs	stable
	Profils	stable
Jurys_	Organisation	stable
	Membres	stable
	Formations	stable
	Attribution jury	stable
	Attribution session	stable
Académies_	Consulter les sessions	stable
	Consulter les jurys	stable
	Enquête 62	stable
	Importer un dossier	stable
	Certification EN	à améliorer
	Coordonnées DAVA	à modifier
GED	Gestion documentaire intégrée	à terminer
Interface Bilan	Gestion des bilans de compétences	à terminer

Note

stable : Version fonctionnelle
à compléter : Version incomplète au niveau des fonctionnalités
à améliorer : Version dont le fonctionnement est à améliorer
à modifier : Version dont le fonctionnement est à modifier
à terminer : Version non finalisée.