9.2. Point de vue gestionnaire/administrateur¶
Table des matières
Les gestionnaires et administrateurs ont un rôle important dans l’édition des courriers depuis le module Nomenclatures afin d’assurer le bon fonctionnement de leur mise à disposition aux candidats.
9.2.1. Documents disponibles¶
Courriers |
Disponible? |
|---|---|
Candidat - Faisabilité |
Non |
Candidat - Devis |
Non |
Candidat - Convention |
Non |
Candidat - Facture |
Non |
Candidat - Attestation d’assiduité |
Non |
Candidat - Étude personnalisée |
Oui |
Candidat - Devis étude perso |
Non |
Candidat - Contrat étude perso |
Non |
Candidat - AR du livret 1 |
Non |
Candidat - Courrier livret 1 |
Non |
Candidat - Dem. inf. au candidat |
Non |
Candidat - Recevabilité |
Oui |
Livret 2 vierge |
Oui |
Candidat - AR du livret 2 |
Non |
Candidat - Courrier livret 2 |
Non |
Candidat - PV de jury vierge |
Non |
Candidat - PV de jury |
Non |
Candidat - Relevé de décision |
Non |
Candidat - Convocation au jury |
Oui |
Candidat - Attestation de réussite |
Non |
Convention - Lettre d'accompagnement |
Non |
Convention - Calendrier |
Non |
Agenda - Convocation rendez-vous |
Oui |
Agenda - Attestation de présence |
Non |
Agenda - Liste de présence |
Non |
Agenda - Emargement |
Oui |
Conditions générales de vente |
Non |
Réglement intérieur des lieux |
Oui |
Réglement intérieur des sites |
Oui |
Contrat d’engagement |
Non |
9.2.2. Configuration - Administrateur¶
Note
Sur vae.education.gouv
Se rendre sur vae.education.gouv dans l’onglet Nomenclatures :
Organismes (Documents) : Choisir un organisme, y déposer le réglement intérieur (fichier pdf)
Lieux (Documents) : Choisir un lieu, y déposer le réglement intérieur (fichier pdf)
9.2.3. Aide visuelle¶
Note
Si aucune icône n’apparait à côté d’un document alors ce document n’est soit pas disponible (cf tableau ci-dessus) soit le candidat n’a pas de compte vae.education.gouv
Chaque icône que vous verrez à côté d’un document a une signification :
: Aperçu du courrier
: Le courrier a déjà été mis à disposition (survoler pour voir la date)
: Possibilité de mettre à disposition le courrier
: Impossibilité de mettre à disposition le courrier ( survoler pour savoir pouquoi )
: Le candidat a vu le document dans son espace (survoler pour voir la date)
: Le candidat n’a pas encore vu le document dans son espace
: Le candidat a signé le document dans son espace (survoler pour voir la date)
: Le candidat n’a pas encore signé le document dans son espace
9.2.4. Fonctionnement¶
Note
Lorsqu’on met à disposition un document à un candidat, celui ci reçoit une notification par email “Un nouveau document est disponible dans votre espace”
Pour tous les documents que vous trouverez, le déroulement doit être le même :
Consulter un document en cliquant sur le bouton pdf, vérifier son bon contenu
Cliquer sur l’icône enveloppe à côté du bouton pdf pour l’envoyer dans l’espace du candidat
Confirmez dans la boîte de dialogue qui s’affiche
9.2.5. Fonctionnement particulier/automatique¶
Livret 2 vierge :
déclarer un candidat recevable va automatiquement déposer dans son espace un livret 2 vierge correspondant à son diplôme visé
Réglement intérieur :
ajouter un candidat à un rdv va automatiquement déposer dans son espace le réglement intérieur du lieu du rdv s’il n’y est pas déjà et configuré dans vae.education.gouv au préalable
Émargement :
valider un rdv va automatiquement déposer dans l’espace des candidats présent au rdv la feuille d’émargement si elle n’a pas déjà été mise à disposition
9.2.6. Suivi - Traçabilité¶
Vous pouvez gérer la mise à disposition des documents d’un candidat depuis le module Candidats Documents :
aperçu
envoi
suivi