4.4. Agenda¶
Table des matières
Le module agenda permet de prendre des rendez-vous pour un accompagnateur. Un rendez-vous comporte plusieurs champs obligatoires. Certains sont pré-remplis.
Voici un exemple de rendez-vous :
4.4.1. Agenda¶
L’agenda est le point central du suivi de l’activité des accompagnateurs et des candidats. Il est très important de le renseigner.
4.4.1.1. Créer un rdv¶
Pour créer un rendez-vous, cliquez dans l’agenda de l’utilisateur sur la case de début de rendez-vous. Choisissez ensuite l’activité dédiée puis, le cas échéant, l’étape correspondante.
L’heure de fin du rendez-vous est caculée à partir de la durée programmée de l’étape.
Si l’option Multi-utilisateurs est cochée dans le paramétrage de IVAE vous aurez une partie supplémentaire “Accompagnateurs” en bas de fenêtre comme sur l’image ci-dessus.
En cas de plusieurs accompagnateurs sur un rendez-vous, l’information s’affiche dans la case du rendez-vous sous la séparation en pointillé.
Une fois le candidat ajouté, vous aurez accès à des éditions de courrier au format pdf ainsi qu’à la possibilité d’envoyer une convocation par mail.
Note
L’envoi par mail sera possible pour les candidats ayant l’image 
Si un autre accompagnateur est enregistré l’affichage de la partie accompagnateur l’indiquera.
Vous pourrez supprimer un accompagnateur en cliquant sur le bouton 
.
Les rendez-vous s’affichent dans l’agenda avec les couleurs que vous aurez définies dans le paramétrage des activités.
4.4.1.2. Valider un rdv¶
Vous ne pouvez pas valider des rendez-vous à l’avance. Le bouton 
n’apparaît que pour les rendez-vous passés.
Une fois validé, le bouton validé se transforme en bouton “sens interdit” 
et le rendez-vous apparait en grisé avec la mention Réalisé et n’est plus modifiable. Seul l’administrateur peut débloquer la validation.
4.4.2. Planning¶
Le mode planning permet de visualiser les rendez-vous sous forme de liste. Vous avez la possibilité de choisir les dates de début et de fin d’affichage. Dans le tableau du planning sont affichés le nom des étapes ou, en cas d’absence de ce renseignement, l’activité du rendez-vous. Est également précisé l’état du rendez-vous (réalisé ou non).
Note
Le planning peut être exporté au format Excel, ou csv. Ce dernier format permet d’exporter les rendez-vous dans un google agenda par exemple.
Les rendez-vous peuvent être traités indifférement en mode agenda ou en mode planning.
4.4.3. Vues¶
Les vues permettent d’afficher simultanément plusieurs agendas.
4.4.3.1. Créer une vue¶
Dans le menu Administration > Vues, saisissez le nom de la vue puis cliquez sur le bouton 
.
Un message de confirmation s’ouvre avant la validation finale. Cliquez sur OK
Warning
Les utilisateurs affichés dans la liste des “Non membres de la vue” sont ceux sur lesquels l’utilisateurs connecté possède des droits d’agenda.
Ces droits sont à configurer dans la partie Administration > Droits > Droits sur les agendas.
Note
La liste des rendez des membres s’affiche sous le formulaire de gestion des membres.
Dans l’onglet Agenda, vous aurez le bouton 
en plus à partir du moment où une vue est créée.
Note
Vous avez la possibilité d’afficher la vue sur plusieurs jours
4.4.3.2. Modifier une vue¶
Pour modifier une vue, il suffit de la sélectionner et d’effectuer les modifications souhaités.
Warning
La recherche de la vue se fait par autocomplétion. Si vous saisissez un espace IVAE vous propose la liste complète des vues.