4.1. Candidats¶
Table des matières
Le module candidat affiche sur la première page la liste des trente derniers jours d’enregistrement de fiche candidat.
4.1.1. Fiche candidat¶
Note
Les fiches candidats peuvent être récupérées à partir des pré-inscriptions sur vae.education.gouv. Pour ce faire il faut que le module soit activé.
4.1.1.1. Créer un candidat¶
Cliquez sur le bouton 
, puis saisissez les informations requises.
Note
Seuls les champs Civilité, Nom usuel, Prénom et Date de naissance sont obligatoires.
Note
Une auto-complétion vous permet de vérifier à la volée si un candidat existe déjà dans la base. Si c’est le cas, vous pouvez dupliquer la fiche candidat. Voir ci-dessous Dupliquer une fiche candidat.
Note
Si la case Hors académie est cochée, les champs suivants apparaissent :
Date HA : indique la date à laquelle est effectué l’opération de transfert hors académie
Académie : indique l’académie d’origine ou de destination (selon que Sortant soit coché ou non)
Sortant : indique si le candidat est sortant
4.1.1.2. Modifier un candidat¶
Sélectionnez le candidat puis modifiez le ou les champs souhaités puis cliquez sur le bouton 
.
Note
Vous pouvez également cliquer sur le bouton 
affiché en bas à gauche en permanence.
Warning
Si l’adresse du candidat est modifiée, un message d’avertissement sera affiché spécifiquement.
4.1.1.3. Supprimer un candidat¶
Choisissez une fiche candidat puis cliquez sur le bouton 
.
4.1.1.4. Dupliquer une fiche candidat¶
Lorsque un candidat est déjà inscrit dans IVAE, vous pouvez dupliquer sa fiche pour récupérer un ensemble de données. Deux cas de figure :
Le candidat se représente sur le même diplôme. Cliquez sur le bouton
.
Note
Ceci permet de récupérer l’état civil, le diplôme visé, les dispenses et les unités validées. Le numéro de parcours s’incrémente en 1.2 si c’est le même diplôme mais un deuxième parcours.
Le candidat se présente sur un nouveau diplôme. Cliquez sur le bouton
.
Note
Dans ce cas de figure on ne récupére que l’état civil. Le numéro de parcours s’incrémente en 2.1 si c’est un deuxième parcours sur un autre diplôme présenté la première fois.
Voici une illustration d’un candidat ayant effectué une première démarche VAE sur un un BEP, puis qui revient présenter le même BEP et le BTS.
4.1.1.5. Fiche préparatoire¶
Le module Fiche préparatoire à l’entrée en procédure indique les dates d’envoi et de retour de la fiche.
4.1.1.6. Statut et diplôme acquis¶
Ce module permet de saisir les informations sur le dernier employeur ainsi que le statut du candidat au premier rendez-vous. Ce statut est paramétré par vos soins dans les nomenclatures. Vous pouvez également indiquer le niveau du diplôme acquis le plus élevé en possession du candidat.
4.1.1.7. Faisabilité¶
Le module Faisabilité indique si le dossier de VAE du candidat est faisable et le cas échéant le motif de non faisabilité (qui est paramétré par vos soins dans les nomenclatures).
4.1.1.8. Diplôme visé¶
Le module Diplôme visé permet de sélectionner le type de diplôme et le diplôme dans une liste prédéfinie. Cette liste indique si un diplôme est abrogé (il est écrit un rouge et précédé de la mention Ab).
4.1.1.9. Prestations¶
Le module Prestations permet de saisir l’organisme de prestation, l’accompagnateur référent et l’itinéraire du candidat.
L’orgasnime à pour conséquence de limiter, pour un utilisateur, l’affichage de la liste des candidats aux candidats ayant le même organisme que l’utilisateur.
L’itinéraire permet d’avoir une liste de rendez-vous à placer dans l’agenda sans avoir besoin de connaitre l’ensemble de la prestation par coeur.
L’accompagnateur référent permet que celui-ci ait automatiquement l’information de débuter la prestation dans sa page d’accueil lorsque le financement du candidat est en place.
Note
Si une convention est établie, la marque rouge “Aucun financement” passe à l’orange avec l’intitulé “Financement en cours”.
Si la case “Financement en place” est cochée dans la convention, la marque passe au vert avec l’intitulé “Financement en place”.
Note
La liste des experts est alimentée par les utilisateurs de type “Experts”.
4.1.1.9.1. Devis¶
Vous pouvez également éditer un devis à partir de ce module. Le lieu ainsi que le financeur sont issus des nomenclatures que vous aurez préalablement saisies.
4.1.1.10. Accompagnement¶
Le module Accompagnement indique si le candidat est accompagné. Ceci à des fins statistiques.
Lorsque vous cochez la case Accompagnement, la date de début d’accompagnement se remplie automatiquement avec la date du jour.
4.1.1.10.1. Acc’ad¶
Vous pouvez également accompagner le candidat à distance en l’inscrivant sur l’application Acc’ad. Pour cela, il faut qu’une convention, à laquelle le candidat est rattaché, existe.
Une fois le candidat rattaché à une convention, le bouton 
sera disponible.
L’accompagnateur sera celui qui pourra via l’interface Accad, échanger avec le candidat.
En fin d’accompagnement vous pouvez cochez la case Fin accompagnement qui remplira automatiquement la Date de fin accompagnement.
4.1.2. Dossier de validation¶
Note
Le dossier de validation correspond à la partie métier des accompagnateurs du DAVA et/ ou des personnels des DEC (Division ds examen et concours d’une académie).
4.1.2.1. Suivi livret 1¶
Ce sous-module permet de suivre la mise à diposition ainsi que le retour du livret 1.
Les champs Date de retour et Date livret 1 complet sont à remplir pour les statistiques de l’enquête 62. Seul l’un des deux est nécessaire, mais vous pouvez remplir les deux pour vos propres suivis statistiques.
Note
Les courrier livret 1 et Accusé de réception peuvent être personnalisés. Pour cela il faut fournir un exemplaire au format Word. Merci de vous baser autant que possible sur le modèle existant, notamment au niveau du respect de la charte Marianne.
4.1.2.2. Demande d’information au candidat¶
Ce sous-module permet de garder une trace des messages envoyés au candidat.
Note
Vous pouvez éditer au format pdf un courrier type personnalisable qui comprend une partie de texte libre.
Note
Les listes déroulantes Responsable et Assistante sont alimentées par le type d’utilisateur que vous affectez au personnel.
4.1.2.3. Consultation des inspecteurs¶
A l’instar du sous module Demande d’information au candidat, vous pouvez également garder une trace de vos échanges avec les inspecteurs.
4.1.2.4. Diplômes acquis¶
Ce sous-module permet d’enregistrer le ou les diplômes acquis par le candidat. Cette information permettra éventuellement de savoir si une dispense sur le diplôme visé peut être attribuée.
Sont enregistrés le type de diplôme, la spécialité du diplôme, l’académie d’obtention ainsi que l’année d’obtention.
4.1.2.5. Bénéfices et dispenses antérieures¶
Ce module permet de préciser quelles sont les unités du diplômes déjà acquises par le candidat.
Cliquez sur le bouton 
pour faire afficher les unités du diplôme visé afin de pouvoir saisir le mode d’acquisition (VAE ou classique, dans ce cas il faut préciser une note au format 0000), l’académie d’obtention et l’année d’obtention.
Ne pas oubliez de cliquer sur le bouton 
.
4.1.2.6. Recevabilité¶
Le module Recevabilité permet de suivre la recevabilité ou la non-recevabilité du candidat.
En cochant Recevabilité ou Non recevabilité, la date de décision se remplie avec la date du jour automatiquement.
Note
Ces champs sont nécessaires pour faire remonter les statistiques de l’enquête 62.
Warning
Le motif de non recevabilité n’est disponible que si la case à cocher Non recevabilité est cochée.
Le courrier de recevabilité peut-être personnalisé et s’adapte en fonction de la recevabilité ou non recevabilité.
4.1.2.7. Suivi livret 2¶
Ce module permet de suivre le livret 2 depuis sa mise à disposition jusqu’à son dépôt à la DEC.
Note
Le motif d’abandon est alimenté par la nomenclature que vous avez paramétrée.
4.1.2.8. Validation du diplôme¶
Le module validation du diplôme prend en compte le module jury s’il est utilisé. Il permet d’éditer les convocations des candidats et le PV de jury (vierge ou complété).
Il affiche également la liste des unités du diplôme visé lorsque celui-ci existe dans IVAE. (Ceci est mis à jour manuellement pour le moment en fonction des données que les académies veulent partager et mettre à jour.)
Note
En rouge et non modifiables seront affichées les unités déja acquises. En gras seront affichées les unités validées pour cette session.
Warning
Si la case Validation complète est cochée, toutes les épreuves vont automatiquement être cochées.
4.1.3. Financement¶
Note
Le financement est récupéré depuis la partie convention. Il faut donc créer la convention d’abord et y affecter le candidat.
En cliquant sur le nom de la convention on accède à la même interface que sous le module Convention.
4.1.4. Parcours¶
Le parcours du candidat permet d’afficher les rendez-vous à programmer pour le candidat si celui-ci est accompagné, c’est-à-dire si on lui a affecté un itinéraire.
Lorsque l’itinéraire est entamé, un code de couleur permet ainsi qu’un récapitulatif permet d’avoir une aperçu des rendez-vous réalisés.
En bleu les rendez-vous programmés, en vert les rendez-vous réalisés.
4.1.5. Accad¶
Ce module permet d’accompagner le candidat à distance dans l’écriture de son livret 2.
4.1.6. Traitement par lot¶
Ce module permet d’éditer les différents courriers par lot. Les courriers sont les suivants :
Courrier L1
Accusé de réception L1
Recevabilité
Courrier L2
Accusé de réception L2
PV jury complet
Convocation candidat au jury
4.1.6.1. Ajouter une organisation¶
En premier lieu, vous devez saisir une organisation. Pour cela, cliquez sur le bouton 
Warning
En cliquant sur le bouton 
, vous affichez la barre d’édition.
4.1.6.2. Ajouter un emploi¶
Une fois l’organisation créée, vous pouvez saisir un emploi. Pour cela, cliquez sur le bouton 
4.1.6.3. Ajouter une activité¶
Une fois l’emploi créé, vous pouvez saisir une activité. Pour cela, cliquez sur le bouton 
